İNSAN KAYNAKLARI UZMANLARI MÜLAKAT SÜREÇLERİNİ NASIL YÖNETİR

İnsan Kaynakları Uzmanları ve İşverenler, Aday Seçim Süreçlerinde Neden Mülakat Yöntemini Tercih Ederler?

Mülakat yöntemi, işe alım süreçlerinde en yaygın kullanılan işveren seçim sistemidir. Mülakatın bu denli tercih edilmesinin sebepleri arasında; yüz yüze bir iletişim aracı olması, test ve benzeri seçim araçlarına kıyasla daha az maliyetli olması ve personel adayı ile işveren arasında bilgi alışverişini en iyi şekilde sağlaması gibi özellikler bulunmaktadır. İşveren ve personel adayı arasında karşılıklı bilgi alışverişinin gerçekleştiği mülakatlar, doğru teknikler ile yönetildiğinde her zaman en yüksek verimlilik elde edilebilmektedir. Adayların işe alım süreçleri ve iş görüşmelerinde mülakat yönteminin bu özelliği göz önünde bulundurulduğunda, şu şekilde tanımlanabilir: İşletmeye belirli bir pozisyon için başvuran adayların, o pozisyon için gerekli niteliklere sahip olup olmadıklarını değerlendirmek ve aynı zamanda adaya iş ve işletme hakkında bilgi sağlamak amacıyla belirli bir zaman diliminde gerçekleştirilen kişiler arası iletişim ve etkileşim sürecidir. Bu özelliği dolayısıyla mülakat yöntemi, personel seçim süreçlerinin yanı sıra terfi uygulamalarında, performans değerlendirmelerinde, sorun çözümünde ve işten ayrılan personelin ayrılma nedenlerini belirlemede de kullanılmaktadır. İşe alım mülakatları, kimi zaman personel seçiminde tek yöntem olarak kullanılırken, kimi zaman da sürecin en önemli aşamalarından biri olarak öne çıkmaktadır. Bu doğrultuda, işletmelerin personel seçme süreci genellikle şu aşamalardan oluşmaktadır: personel araştırması, başvuruların kabulü, ön görüşme, işe giriş testleri, mülakatlar, adayın geçmişinin araştırılması, insan kaynakları uzmanı ile yapılacak görüşme, ilgili bölüm yöneticisinin onayının alınması ve iş teklifi. Mülakat yöntemi, hem firmanın en uygun personeli bulması hem de adaylara işi ve işletmeyi tanıtması açısından büyük önem taşımaktadır. Pek çok firmada işe alım süreçlerinde en sık kullanılan personel seçim aracı olan mülakat yöntemi, diğer işe alım yöntemleriyle karşılaştırıldığında, insan kaynakları uzmanları ve işverenler tarafından her zaman tercih edilen bir araç olduğunu göstermektedir.

Mülakat süreci nasıl gerçekleştirilmelidir?

Mülakat sürecinin başlangıcında aday üzerinde oluşan ilk izlenim, mülakatın etkinliği ve verimliliği açısından belirleyici olacaktır. İnsan kaynakları uzmanının aday üzerinde bıraktığı ilk izlenim, adayın mülakatçı üzerinde bıraktığı ilk izlenim kadar önem taşımaktadır. Mülakatçı ve aday arasındaki ilişki, mülakatın ilk dakikalarında şekillenir. Mülakatçı ile aday arasında mülakatın başlangıcından itibaren kurulan ilişki, tüm mülakat sürecinde ve mülakatın başarısında önemli bir rol oynar. Adayın kendini rahat hissetmesi durumunda, aranızdaki konuşmanın akışı daha verimli ve bilgilendirici hale gelecektir. İlişki kurmak, yalnızca birkaç basit sorunun ötesinde bir çaba gerektirir. Adayla etkili bir ilişki kurmak, insan kaynakları uzmanının onunla aynı seviyede olduğunu göstermesi, benzer bir iletişim tarzı benimseyerek esneklik göstermesi ve konuşmanın akışını kolaylaştırmasıyla mümkündür. Adayın mülakat sırasında rahatlığı arttıkça, konuşmanın akışı da daha kolay hale gelecektir.

Mülakatlar genellikle üç aşamadan oluşan bir süreçtir.

İlk aşama, mülakata hazırlık sürecidir. Bu aşamada, mülakatın nerede ve ne zaman gerçekleştirileceği, kim veya kimler tarafından yapılacağı ve hangi mülakat tekniğinin kullanılacağı belirlenir.

İkinci aşama, mülakatın gerçekleştirilmesidir. Bu aşama, mülakatın başlatılması, karşılıklı bilgi alışverişinin sağlanması ve mülakatın sona erdirilmesi gibi bölümlere ayrılabilir. Bu süreçte, adayları bilgi vermeye teşvik edici bir yaklaşım benimsemek, gerekli konularda yeterli bilginin uygun şekilde sağlanması ve görüşmenin uygun biçimde sonuçlandırılması açısından önem taşımaktadır.

Mülakatın son aşaması değerleme aşamasıdır. Bu aşamada, insan kaynakları uzmanı adayın verdiği cevapları ya bir rapor haline getirir ya da ileride oluşturulabilecek bir rapor için ön hazırlık niteliğinde bir forma yazar. Değerlemenin mülakatın hemen ardından yapılması daha faydalı olacaktır. Aksi takdirde, eksik veya yanlış değerlendirmeler ortaya çıkabilir. Çünkü değerleme, ne kadar taze bilgiyle yapılırsa mülakatın başarılı ve sağlıklı olma şansı o kadar artar.

Mülakatın başarılı geçmesi için, yeterli sayıda hazırlanmış ve planlanmış sorulara sahip olmanız gerekmektedir. Bu sorular, aradığınız bilgilere kolayca ulaşmanızı sağlarken, adayların sahip oldukları özellikleri tam olarak göstermelerine ve kanıtlamalarına olanak tanır. Mülakat öncesinde hazırlık yapmaksızın iş görüşmesini yönetmek mümkün olabilir. Ancak, bu şekilde yapılan rastgele mülakatlar uzun vadede sorunlara yol açacaktır. Seçim büyük ölçüde şansa bağlı kalacak ve adaylara eşit fırsatlar sunulmayacaktır. Adaylar mülakatlara hazırlıklı gelirken, insan kaynakları uzmanının da mülakat öncesinde bazı hazırlıklar yapması, görüşmenin daha sağlıklı geçmesini sağlayacaktır. Tüm bunlar, şirketlerde yetkin bir insan kaynakları uzmanının varlığını gerektirmektedir.

Mülakat süreçlerinde başarılı bir görüşme gerçekleştirmek isteyen insan kaynakları uzmanının sergilemesi gereken temel davranış biçimleri şunlardır:

Her şeyden önce, iyi bir insan kaynakları uzmanının mülakat öncesinde gözden geçireceği bir kontrol listesine sahip olması gerekmektedir. Bu kontrol listesi şu unsurlardan oluşur: İş görüşmesi yapılacak ofisin size tahsis edilmiş olması, oturma düzeni, aydınlatma, içecekler, kağıt ve kalem, personel adaylarının isimleri, randevu saatleri, başvuruların incelenmesi, soruların gözden geçirilmesi, iş ve görev tanımı, kişisel özellikler listesi, soru listesi, ek bilgiler ve testler. İyi bir insan kaynakları uzmanı, adayların işle ilgili olmayan özelliklerinden ziyade, iş tecrübesi ve eğitim gibi objektif kriterlere öncelik vermelidir. Mülakat süresince aceleci davranmaktan kaçınmalı ve bu tutumu hem karar alma sürecinde hem de mülakatı yönetirken sürdürmelidir. Kararlarını, mülakat tamamlanmadan önce vermemelidir. Başka bir deyişle, mülakatçı, görevinin hemen karar vermek değil, adayları dinleyip gerekli bilgileri toplamak olduğunu unutmamalıdır. Mülakat sonrasında, iş teklifi yapmadan önce, adayın bu pozisyon için en uygun kişi olup olmadığını değerlendirmek önemlidir. Bu değerlendirme sürecinde, yalnızca maliyetleri göz önünde bulundurarak karar verilmemeli, adayın işletmeye uygunluğu da sorgulanmalıdır. Mülakat süresince tüm iletişim kanallarının açık tutulması son derece önem taşır. İnsan kaynakları uzmanı, adayın vücut dilinin gizli anlamlarına dikkat etmeli, söylenen sözlerin adayın yüz ifadesiyle uyumlu olup olmadığını kontrol etmeli ve aday konuşurken onu dikkatlice gözlemlemelidir. Karar için yeterli bilgiye ulaştığına inanan insan kaynakları uzmanı, son olarak adaydan sormak istediği sorular olup olmadığını öğrenmelidir. Mülakatçı, adayın bu sorularını yanıtladıktan sonra mülakatı sonlandırabilir. Bu aşamada, mülakatçı mülakat sonucunun adaya ne zaman ve nasıl bildirileceğini belirtmeli ve katılımı için adaya teşekkür etmelidir. Adayın mülakattan rahatlamış bir şekilde ayrılması büyük önem taşır.

Mülakatların sonlandırılması, hazırlık ve uygulama aşamaları kadar önem taşır. Adaylar, mülakat sonucunda her durumda işletme hakkında olumlu izlenimlerle ayrılmalıdır. İş görüşmesine katılan adaylar, ilgili pozisyon için uygun olmasalar dahi, onlarla iyi ilişkiler kurmak değerli bir yatırım aracı olarak değerlendirilmelidir. İş görüşmesine katılan aday, görüşme süresince firmayı tamamen insan kaynakları uzmanı ile özdeşleştirecek, bu kişinin tutum ve davranışlarına dayanarak firma hakkında genel bir izlenim edinecektir. Edindiği bu izlenimleri daha sonra dış dünyayla paylaşacaktır. Başka bir deyişle, mülakatlar aracılığıyla işletmenin tanıtımı da gerçekleştirilmiş olacaktır. Böylece, mülakatlar işletmenin sosyal çevresinin genişletilmesinde de kullanılmaktadır. İnsan kaynakları departmanı çalışanları, şirketlerinin kültür ve değerlerini en iyi şekilde yansıtan, personel adaylarıyla ilk teması kuran ve şirketlerini daima en iyi şekilde temsil etme ve tanıtma yeteneğine sahip uzmanlardır.