İnsan Kaynakları Uzmanları ve İşverenler, İşe Alım Aday Seçimlerinde En Çok Mülakat Yönetimini Neden Tercih Ederler.
Mülakat yöntemi, işe alım süreçlerinde en çok kullanılan işveren seçim sistemidir. Mülakatın en çok kullanılan seçim aracı olmasının nedenleri arasında; yüz yüze bir iletişim aracı olması, test ve benzeri seçim araçlarına nazaran daha az maliyetli olması, personel adayı ve işveren arasındaki bilgi alışverişinin en iyi şekilde gerçekleşmesini sağlaması gibi özellikleri sayılabilir. İşveren ve personel adayı arasında karşılıklı bilgi alışverişinin sağlandığı mülakatlar doğru teknikler ile yönetildiğinde mülakat yönteminden her zaman en iyi verim elde edilebilmektedir.
Adayların, işe alınma süreçleri ve iş görüşmelerinde mülakat yönteminin bu özelliği dikkate alındığında şöyle bir tanımlamaya gidilebilir. İşletmeye belli bir pozisyon için başvuruda bulunan personel adaylarının o iş için gerekli özelliklere sahip olup olmadığını belirlenmesi ve aynı zamanda adaya da iş ve işletme hakkında bilgi vermek amacıyla sınırlı bir zaman diliminde gerçekleştirilen kişiler arası iletişim ve etkileşim sürecidir. Bu özelliği nedeniyle mülakat yöntemi, personel seçim süreçleri dışında terfi uygulamalarında, başarı değerleme çalışmalarında, sorun çözmede, işten ayrılan personellerin ayrılma etkenlerini ve nedenlerini tespit etmede de kullanılmaktadır.
İşe alım mülakatları; bazen personel seçiminde kullanılan tek araç olmakta bazen de bu sürecin en önemli aşamalarından biri olmaktadır. Buna göre, işletmelerin personel seçme süreci genellikle şu aşamalardan oluşur. Personel araştırması, başvuruların kabulü, ön görüşme, işe giriş testleri, mülakatlar, adayın geçmişinin araştırılması, insan kaynakları uzmanı ile yapılacak görüşme, ilk bölüm yöneticisinin onayının alınması ve İş teklifi.
Mülakat yöntemi hem firmanın kendisi için en uygun personeli bulması açısından hem de personel adayına işi ve işletmeyi tanıtma açısından da önemlidir. Mülakat yöntemi, birçok firmada işe alım süreçlerinde iş görüşmelerinde en çok kullanılan personel seçim aracı olarak kullanılmaktadır. Buna göre mülakat yönetimi personel seçimleri sistem süreçleri içinde diğer işe alım yöntemlerinin dağılımıyla ilgili iş görüşmesi yöntemleri karşılaştırıldığında mülakatların insan kaynakları uzmanları ve işverenler tarafından personel seçiminde her zaman kullanılan bir araç olduğunu göstermiştir.
Peki mülakat süreci nasıl gerçekleşmelidir?
Mülakat sürecinin hemen başında aday üzerinde oluşturulan ilk izlenim mülakatın etkinliği ve verimliliği üzerinde etkili olacaktır. Çünkü, mülakatı yapan insan kaynakları uzmanının aday da oluşturacağı ilk izlenim, adayın mülakatçı da oluşturacağı ilk izlenim kadar önemlidir. Mülakatçı ve aday arasındaki ilişkisi ise mülakatın ilk dakikalarında oluşturulur.
Mülakatçı ve aday arasında mülakatın başından itibaren kurulan ilişki tüm mülakat sürecinde ve mülakat başarısında etkili olacaktır. Adayın kendisini rahat hissetmesi durumunda aranızdaki konuşmanın akışı daha verimli ve bilgilendirici olacaktır. İlişki kurmak ise, bir dizi basit sorunun ötesinde istek gerektirir. Adayla ilişki kurmak, insan kaynakları uzmanının onunla aynı düzeyde olduğunu göstermesi, onunla aynı iletişim tarzı kurarak esnek davranması ve konuşma akışını kolaylaştırmasıyla gerçekleştirilir. Adayın mülakat sırasındaki rahatlığı arttıkça da konuşmanın akışı kolaylaşacaktır.
Mülakatlar süreç olarak genellikle üç aşamadan oluşur.
İlk aşama mülakata hazırlıktır. Bu aşamada mülakatın nerede, ne zaman, kim ya da kimler tarafından yapılacağı ve hangi mülakat tekniğinin uygulanacağı belirlenir.
İkinci aşama mülakatın gerçekleştirilmesidir. Bu aşama mülakatın başlatılması karşılıklı bilgi alışverişinin sağlanması ve mülakatın sona erdirilmesi gibi bölümlere ayrılabilir. Bu evrede adayları bilgi vermeye özendirici tarzda davranmak gerekli konularda yeterli bilginin uygun şekilde sağlanması ve görüşmenin yine uygun biçimde sonuçlandırılması açısından önemlidir.
Mülakatın son aşaması ise değerlemedir. Bu aşamada insan kaynakları uzmanının adayın verdiği cevapları ya bir rapor haline getirmesi ya da daha sonra oluşturulabilecek bir rapora ön hazırlık teşkil edecek bir forma yazması söz konusudur. Değerlemenin mülakatın hemen ardından yapılması daha yararlı olacaktır. Aksi takdirde eksik veya yanlış değerlendirmeler ortaya çıkabilmektedir. Çünkü; değerleme ne kadar çok taze bilgiyle yapılırsa mülakatın başarılı ve sağlıklı olma şansı o derece artacaktır.
Mülakatın başarılı olabilmesi için, yeterli sayıda hazırlanmış ve planlanmış sorunuzun olması gerekir. Bu sorular aradığınız bilgilere kolayca ulaşmanızı ve adayların sahip oldukları özellikleri tam olarak gösterip kanıtlamalarına imkan verir.
Mülakat öncesinde hiçbir hazırlık yapmadan da iş görüşmesini yönetmek mümkündür. Ancak, bu şekilde yapılan gelişi güzel mülakatlar uzun vade de sorundan başka bir şey getirmeyecektir. Yapılacak seçim büyük ölçüde şansa kalacak ve adaylara da eşit fırsat verilmemiş olacaktır. Nasıl ki adaylar, mülakatlara hazırlanarak geliyorlarsa insan kaynakları uzmanının da mülakat öncesi bir takım hazırlıklar yapması görüşmenin daha sağlıklı geçmesini sağlayacaktır.
Tüm bunlarsa şirketlerde yetkin bir insan kaynakları uzmanın varlığını gerektirmektedir.
Mülakat süreçlerinde, başarılı bir mülakat gerçekleştirmek isteyen insan kaynakları uzmanının gerçekleştirmesi gereken belli başlı davranış biçimleri şunlardır;
Her şeyden önce iyi bir insan kaynakları uzmanının mülakat öncesinde gözden geçireceği bir kontrol listesine sahip olmalıdır. Kontrol listesi ise, şunlardan oluşmaktadır. İş görüşmesi yapılan ofisin size ayrılmış olması, oturma düzeni, ışıklar, içecekler, kağıt kalem, personel adaylarının adları, randevu saatleri, başvuruların gözden geçirilmesi, soruların gözden geçirilmesi, iş ve görev tanımı, kişisel özellikler listesi, soru listesi, ek bilgiler, testler.
İyi bir insan kaynakları uzmanı; adayların işle ilgili olmayan özelliklerinden çok etkilenmeden, iş tecrübesi, eğitim gibi objektif özelliklere daha çok önem vermelidir. Mülakat boyunca asla aceleci davranmamalıdır. Bunu hem kararlarını alırken hem de mülakatı yönetirken yapmalıdır. Mülakat kararlarını mülakat tamamen bitinceye kadar vermemelidir. Başka bir deyişle mülakatçı, mülakatta görevinin hemen karar vermek değil de adayları dinleyip gerekli bilgileri almak olduğunu unutmamalıdır.
Mülakat bittikten sonra o kişi hakkında karar verip iş teklifi yapmadan önce bir kez daha bu iş için en uygun elemanın o kişi olup olmadığını sadece maliyetleri düşünerek böyle bir karar alıp almadığını ve kişinin işletmeye ne kadar uygun olduğunu sorgulamalıdır. Mülakat boyunca tüm iletişim kanallarının açık tutulması da son derece önemlidir. Yani, insan kaynakları uzmanı karşısındaki adayın vücut dilinin gizli anlamlarına da dikkat etmeli söylenen sözcüklerin konuşanın yüz ifadesiyle uyum içinde olup olmadığını kontrol etmeli ve aday konuşurken onu dikkatlice gözlemlemelidir.
Karar için yeterli bilgiyi elde ettiğine inanan insan kaynakları uzmanı son olarak adaya cevaplamasını istediği soruları olup olmadığını sormalıdır. Mülakatçı, adayın bu sorularına da cevap verdikten sonra mülakatı bitirebilir. Mülakatçı yine bu aşamada, mülakat sonucunu adaya ne zaman ve nasıl bildireceğini de belirtmeli ve geldiği için adaya teşekkür etmelidir. Adayın mülakattan rahatlamış bir şekilde ayrılmış olması çok önemlidir.
Mülakatların sona erdirilmeleri de en az hazırlık ve uygulama aşamaları kadar önemlidir. Adaylar, ne olursa olsun mülakattan işletme hakkında olumlu izlenimlere sahip olarak ayrılmalıdırlar.
İş görüşmesi için alınan personel adayları söz konusu pozisyon için uygun bir aday olmasa bile adayla iyi bir ilişki geliştirmek değerli bir yatırım aracı olarak düşünülmelidir.
İş görüşmesine gelen personel adayı, görüşme süresince o firmayı tamamen görüşmeyi yapan insan kaynakları uzmanı ile özdeşleştirecek o kişinin hareket ve davranışlarına bakarak firma hakkında genel bir fikir oluşturacak ve bu düşüncelerini daha sonra dışarıdaki insanlarla paylaşacaktır. Başka bir deyişle mülakatlar aracılığı ile işletmenin tanıtımı da yapılmış olacaktır.
Böylece; mülakatlar işletmenin sosyal çevresinin genişletmesinde de kullanılmış olurlar.
İşletmelerin insan kaynakları departmanı çalışanları, şirketlerinin kültür ve değerlerini en iyi anlatan, personel adayları ile ilk temasta bulunan kişiler olup şirketlerini her zaman en iyi şekilde temsil etme ve tanıtma yeteneğine sahip uzman kişilerdir.